Erster Abschnitt - Beitragsüberwachungsverordnung (BeitrÜV k.a.Abk.)

neugefasst durch B. v. 28.07.1997 BGBl. I S. 1930; aufgehoben durch § 15 V. v. 03.05.2006 BGBl. I S. 1138
Geltung ab 01.07.1989; FNA: 860-4-1-8 Sozialgesetzbuch

Erster Abschnitt Prüfung beim Arbeitgeber

§ 1 Grundsätze

(1) Die Prüfung beim Arbeitgeber nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muß jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von Satz 2 abgewichen werden. In den Fällen des § 98 Abs. 1 Satz 4 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch kann die Prüfung ohne Ankündigung durchgeführt werden.

(2) Die Prüfer der Versicherungsträger haben sich auszuweisen. Der Arbeitgeber hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen.

(3) Jeder Versicherungsträger, der eine Prüfung durchgeführt hat, hat den Umfang und das Ergebnis der Prüfung sowie in dem Fall der Anlage Nr. 5 Satz 3 die Gründe für das Verlangen der Prüfer in einem Bericht festzuhalten. In ihm sind neben den für die Übersicht nach § 28p Abs. 7 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch erforderlichen Daten insbesondere auch die Gründe für die fehlerhafte Berechnung von Beiträgen und die Personen im Einzelfall namentlich zu nennen, für die Beiträge nachberechnet oder zu Unrecht gezahlt und daher zu beanstanden sind. Die Prüfberichte sind in den Fällen des § 28p Abs. 3 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und auf begründete Anforderung den Einzugsstellen zu übersenden.

(4) Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen; die Mitteilung soll innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung dem Arbeitgeber zugehen. Die Mitteilung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

§ 2 Lohnunterlagen

(1) Der Arbeitgeber hat in den Lohnunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:

1. den Familien- und Vornamen und gegebenenfalls das betriebliche Ordnungsmerkmal,

2. das Geburtsdatum,

2a. bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,

3. die Anschrift,

4. den Beginn und das Ende der Beschäftigung,

4a. den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,

4b. das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung; besondere Aufzeichnungen über beitragspflichtige Arbeitsentgelte sind entbehrlich, soweit das Wertguthaben 250 Stunden Freistellung von der Arbeitsleistung nicht überschreitet; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,

5. die Beschäftigungsart,

6. die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,

7. das Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Lohnsteuerrecht nicht besteht,

8. das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,

8a. den Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes,

9. den Beitragsgruppenschlüssel,

10. die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,

11. den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt,

12. die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den Nummern 1 bis 10 nicht enthalten sind,

13. bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung.

Ferner sind das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen anzugeben. Bestehen die Lohnunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden. Die Angaben nach Satz 1 Nr. 7 bis 11 und Satz 2 sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. Die Beträge nach Satz 1 Nr. 8 und 8a sind für die Meldungen zu summieren. Berichtigungen zu den Angaben nach Satz 1 Nr. 7 bis 11 und Satz 2 oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. Die Angaben nach Satz 1 Nr. 5, 6 und 10 können verschlüsselt werden.

(2) Folgende Unterlagen sind zu den Lohnunterlagen zu nehmen:

1. Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 2a, 6 und 13 erforderlichen Angaben ersichtlich sind,

2. die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung nach § 175 Abs. 2 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch,

3. die Daten der erstatteten Meldungen,

4. die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird,

4a. die Erklärung des Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet wird,

5. die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes,

6. eine Kopie des Antrags nach § 7a Abs. 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen sowie deren Bescheid nach § 7a Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,

7. Aufzeichnungen über Wertguthaben bis 250 Stunden Freistellung von der Arbeitsleistung,

8. die Bescheinigung nach § 2 Abs. 2a des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes.

(3) Die Lohnunterlagen können mit Hilfe automatischer Einrichtungen oder auf Bildträgern geführt werden.

Text in der Fassung des Artikels 23 Gesetz zur Förderung ganzjähriger Beschäftigung G. v. 24. April 2006 BGBl. I S. 926 m.W.v. 1. Januar 2007

§ 3 Beitragsabrechnung

(1) Zur Prüfung der Vollständigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Daten im Beitragsnachweis nach § 4 hat der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten mit den folgenden Angaben listenmäßig und nach Einzugsstellen getrennt zu erfassen, wobei die Liste entsprechend der Sortierfolge der Lohnunterlagen zu erstellen ist:

1. dem Familien- und Vornamen und gegebenenfalls dem betrieblichen Ordnungsmerkmal,

2. (weggefallen)

3. dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung,

3a. dem Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes,

4. dem Beitragsgruppenschlüssel,

5. den Sozialversicherungstagen,

6. dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt.

Ferner sind das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen anzugeben und zu summieren; die hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind ebenfalls anzugeben. Die Beträge nach Satz 1 Nr. 6 sind nach Beitragsgruppen zu summieren; aus den Einzelsummen ist die Gesamtsumme aller Beiträge zu bilden. Berichtigungen oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen.

(2) Wurde in der Zeit vom 1. Januar bis zum 31. März einmalig gezahltes Arbeitsentgelt dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zugeordnet, ist eine besondere Beitragsabrechnung entsprechend Absatz 1 zu erstellen. Satz 1 gilt nicht, wenn diese Beiträge in der Beitragsabrechnung (Absatz 1) nach Kalenderjahren gesondert gekennzeichnet und summiert werden. Die Sätze 1 und 2 gelten für Berichtigungen oder Stornierungen, die vergangene Kalenderjahre betreffen, entsprechend.

(3) In den Fällen des § 335 Abs. 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch gilt Absatz 2 entsprechend.

(4) In der Beitragsabrechnung nach Absatz 1 sind gesondert Beschäftigte mit den Angaben nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 und dem erzielten Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch zu erfassen, für die Beiträge nicht oder nach den Vorschriften der Gleitzone (§ 20 Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) gezahlt werden. Sind Beitragsabrechnungen für mehrere Einzugsstellen zu erstellen, hat die Erfassung nach Satz 1 gesondert zu erfolgen.

(5) Die Beitragsabrechnung kann mit Hilfe automatischer Einrichtungen erstellt oder auf Bildträgern aufgezeichnet werden.

Text in der Fassung des Artikels 23 Gesetz zur Förderung ganzjähriger Beschäftigung G. v. 24. April 2006 BGBl. I S. 926 m.W.v. 1. Januar 2007

§ 4 Verwendung des Beitragsnachweises

(1) Für den Beitragsnachweis nach § 28f Abs. 3 Satz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch ist der Datensatz nach § 28b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch zu verwenden.

(2) In den Fällen des § 3 Abs. 2 ist jeweils für ein Kalenderjahr ein besonderer Beitragsnachweis einzureichen und als solcher zu kennzeichnen; in dem besonderen Beitragsnachweis können die Angaben für ein Kalenderjahr zusammengefaßt werden. In den Fällen des § 3 Abs. 3 ist dem Beitragsnachweis eine Mitteilung des Arbeitgebers über die erstatteten Beiträge beizufügen.

(3) (weggefallen)

(4) Sind bei richtiger Beitragsabrechnung Angaben in einem Beitragsnachweis für vergangene Kalenderjahre zu berichtigen oder zu stornieren, ist jeweils für ein Kalenderjahr ein neuer Beitragsnachweis unverzüglich einzureichen. In diesem Beitragsnachweis sind nur die Berichtigungen oder Stornierungen anzugeben. Absatz 2 Satz 1 zweiter Halbsatz gilt.

(5) (aufgehoben)

(6) Berechnet die Einzugsstelle die Beiträge, hat ihr der Arbeitgeber die für die Berechnung der Beiträge notwendigen Angaben mitzuteilen. Absatz 2 gilt entsprechend.

(7) Die nach § 28e Abs. 1 Satz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch als gezahlt geltenden Beiträge sind in den Beitragsnachweis nicht aufzunehmen.

§ 5 Mitwirkung

(1) Die Aufzeichnungen nach den §§ 2 und 3 müssen so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen.

(2) Bei Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein ordnungsmäßiges Verfahren zu gewährleisten. Das Abrechnungsverfahren ist einschließlich der Änderungen zu dokumentieren. Für die Dokumentation und Prüfbarkeit von Speicherbuchführungen gelten die in der Anlage Nr. 1 bis 5 genannten Anforderungen; für Abrechnungsverfahren ohne Speicherbuchführung gelten sie entsprechend. Die Dokumentation ist so lange aufzubewahren, daß die Feststellungen nach § 6 Abs. 4 Satz 1 und 2 getroffen werden können. Bei der Prüfung von Programmen durch Testaufgaben hat der Arbeitgeber die erforderlichen Arbeiten auszuführen und das Testergebnis den Prüfern zu übergeben. Bei der Prüfung durch Testaufgaben können nur gemeinsame Testaufgaben verwendet werden. Der Arbeitgeber kann eine Änderung der Testaufgaben verlangen, soweit dies durch betriebliche Gegebenheiten begründet ist. Ist der Arbeitgeber mit der Verwendung von Testaufgaben nicht einverstanden oder kommt eine Prüfung von Programmen durch Testaufgaben bereits aus programm- oder speichertechnischen Gründen nicht in Betracht, sollen zur Vermeidung von Massenarbeiten bestimmte prüfrelevante Fallgruppen (Anlage Nr. 6) vom Arbeitgeber herausgesucht und ausgedruckt werden (Selektion). Zusätzlich zur Selektionsprüfung kann der Prüfer verlangen, daß ihm Fälle, die manuell abgerechnet worden sind oder in denen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt manuell vorgegeben worden ist, vorgelegt werden. Die selektierten Daten sind den Lohn- und Gehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres zu entnehmen. Daten vergangener Kalenderjahre dürfen für die Selektionsprüfung nur im Rahmen der programm- und speichertechnischen Möglichkeiten des eingesetzten Systems verlangt werden. Die Selektionsprüfung ist mit dem Arbeitgeber rechtzeitig vorzubereiten. Kann eine Selektionsprüfung nicht durchgeführt werden, sind den Prüfern die von ihnen gewünschten Lohnunterlagen (§ 2 Abs. 1) und Beitragsabrechnungen unverzüglich auszudrucken oder es sind lesbare Reproduktionen herzustellen, soweit den Prüfern die Nutzung der betrieblich installierten Technik nicht zuzumuten ist.

(3) Der Arbeitgeber hat die bei der Prüfung festgestellten Mängel unverzüglich zu beheben; ihm kann eine Frist gesetzt werden. Der Arbeitgeber hat darüber hinaus Vorkehrungen zu treffen, daß die festgestellten Mängel sich nicht wiederholen. Es kann ihm auferlegt werden, die ordnungsmäßige Mängelbeseitigung und die getroffenen Vorkehrungen mitzuteilen.

(4) Soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist, darf der Versicherungsträger auf seine Kosten schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigen und elektronische Unterlagen speichern.

(5) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Die Prüfer sind verpflichtet, diese Unterlagen einzusehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorzunehmen. Das Ergebnis ist im Prüfbericht nach § 1 Abs. 3 festzuhalten; im Prüfbericht sind die Gründe festzuhalten, wenn von einer Auswertung abgesehen wurde. § 31 Abs. 2 der Abgabenordnung bleibt unberührt.

§ 6 Umfang

(1) Die Prüfung der Aufzeichnungen nach den §§ 2 und 3 einschließlich der Unterlagen im Sinne des § 2 Abs. 2 sowie der Beitragsnachweise kann auf Stichproben beschränkt werden.

(2) (weggefallen)

(3) Die Versicherungsträger sind berechtigt, beim Arbeitgeber über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, jedoch nicht über den Bereich des Rechnungswesens hinaus zu prüfen. Der Arbeitgeber hat Unterlagen, die der Aufgabenerfüllung der Prüfer dienen, insbesondere zur Klärung, ob ein versicherungs- oder beitragspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht, auf Verlangen vorzulegen.

(4) In den Fällen des § 5 Abs. 2 sollen Verfahren oder Verfahrensteile, die bereits geprüft, nicht beanstandet und später nicht geändert worden sind, nicht erneut geprüft werden. Bei bereits geprüften Verfahren oder Verfahrensteilen, die später geändert worden sind, kann die Prüfung auf Änderungen beschränkt werden.