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Vierter Abschnitt - Beitragsverfahrensverordnung (BVV)

V. v. 03.05.2006 BGBl. I S. 1138 (Nr. 23); zuletzt geändert durch Artikel 12a G. v. 11.12.2018 BGBl. I S. 2387
Geltung ab 01.07.2006; FNA: 860-4-1-15 Sozialgesetzbuch
23 frühere Fassungen | Drucksachen / Entwurf / Begründung | wird in 30 Vorschriften zitiert

Vierter Abschnitt Prüfung beim Arbeitgeber

§ 7 Grundsätze



(1) 1Die Prüfung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger. 2Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. 3Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von Satz 2 abgewichen werden. 4In den Fällen des § 98 Abs. 1 Satz 4 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch kann die Prüfung ohne Ankündigung durchgeführt werden. 5Der Prüfer oder die Prüferin des Versicherungsträgers hat sich auszuweisen.

(2) 1Für die Prüfung dürfen auf Kosten des Versicherungsträgers schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigt und elektronische Unterlagen gespeichert werden, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. 2Der Arbeitgeber oder der Auftragnehmer nach § 28p Abs. 6 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen; Kosten oder Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, werden nicht erstattet.

(3) (aufgehoben)

(4) 1Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung mitzuteilen; auf Wunsch des Arbeitgebers kann dies durch Datenübertragung erfolgen. 2Der Arbeitgeber soll durch den Prüfbescheid oder das Abschlussgespräch zur Prüfung Hinweise zu den festgestellten Sachverhalten erhalten, um in den weiteren Verfahren fehlerhafte Angaben zu vermeiden. 3Die Mitteilung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. 4In den Fällen des § 28p Abs. 1a Satz 6 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sind der Künstlersozialkasse die Prüfberichte und Prüfbescheide zu übersenden. 5Für das Ergebnis der Prüfung nach § 166 Abs. 2 des Siebten Buches gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend. 6Die Feststellungen zu den Arbeitsentgelten, die bei der Berechnung der Beiträge nach dem Siebten Buch Sozialgesetzbuch zu berücksichtigen sind, und deren Zuordnung zu den Gefahrtarifstellen sind den zuständigen Unfallversicherungsträgern zu übersenden.




§ 8 Entgeltunterlagen



(1) 1Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:

1.
den Familien- und Vornamen und gegebenenfalls das betriebliche Ordnungsmerkmal,

2.
das Geburtsdatum,

3.
bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel,

4.
die Anschrift,

5.
den Beginn und das Ende der Beschäftigung,

6.
den Beginn und das Ende der Altersteilzeitarbeit,

7.
das Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit einschließlich der Änderungen (Zu- und Abgänge), den Abrechnungsmonat der ersten Gutschrift sowie den Abrechnungsmonat für jede Änderung und einen Nachweis über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz; bei auf Dritte übertragenen Wertguthaben sind diese beim Dritten zu kennzeichnen,

8.
die Beschäftigungsart,

9.
die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben,

10.
das Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht,

11.
das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung,

11a.
das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung,

12.
den Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes,

13.
den Beitragsgruppenschlüssel,

14.
die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag,

15.
den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt,

16.
die für die Erstattung von Meldungen erforderlichen Daten, soweit sie in den Nummern 1 bis 14 nicht enthalten sind,

17.
bei Entsendung Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,

18.
gezahltes Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,

19.
Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit bis zum 31. Dezember 2009, für die noch Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu entrichten sind.

2Bestehen die Entgeltunterlagen aus mehreren Teilen, sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden. 3Die Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18 sind für jeden Entgeltabrechnungszeitraum erforderlich. 4Die Beträge nach Satz 1 Nr. 11 und 12 sind für die Meldungen zu summieren. 5Berichtigungen zu den Angaben nach Satz 1 Nr. 10 bis 15 und 18 oder Stornierungen sind besonders kenntlich zu machen. 6Die Angaben nach Satz 1 Nr. 8, 9 und 14 können verschlüsselt werden.

(2) Folgende Unterlagen sind zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

1.
Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind,

2.
die für den Arbeitgeber bestimmte Bescheinigung nach § 175 Abs. 2 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch,

3.
die Daten der erstatteten Meldungen,

3a.
die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,

4.
die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird,

4a.
der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 1b des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist,

5.
(aufgehoben)

6.
die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes sowie für Seefahrtbetriebe der Heuervertrag nach § 28 des Seearbeitsgesetzes,

7.
die Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind,

8.
eine Kopie des Antrags nach § 7a Abs. 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen sowie deren Bescheid nach § 7a Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,

9.
den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,

10.
die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind,

11.
den Nachweis der Elterneigenschaft nach § 55 Abs. 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch,

12.
die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,

13.
die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes,

14.
die Bescheinigung nach § 44a Absatz 5 des Elften Buches Sozialgesetzbuch, wenn die Beschäftigung wegen Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird,

15.
die Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes,

16.
für Seefahrtbetriebe die Besatzungslisten sowie Seetagebücher nach § 22 des Seearbeitsgesetzes, für Binnenschiffe die Schiffsatteste und für Schiffe der Rheinschifffahrt die Rheinschifffahrtszugehörigkeitsurkunde,

17.
Veranlagungs-, Änderungs- und Nachtragsbescheide der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung,

18.
die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach § 106 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch,

19.
die schriftliche Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Absatz 4 Satz 2 oder § 230 Absatz 9 Satz 2 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist.




§ 9 Beitragsabrechnung



(1) 1Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen getrennt zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen:

1.
dem Familien- und Vornamen und gegebenenfalls dem betrieblichen Ordnungsmerkmal,

2.
dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung,

2a.
das in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt,

3.
dem Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b des Altersteilzeitgesetzes,

4.
dem Beitragsgruppenschlüssel,

5.
den Sozialversicherungstagen,

6.
dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteilen je Beitragsgruppe getrennt,

7.
dem gezahlten Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,

8.
den beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen,

9.
den Umlagesätzen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt,

10.
den Parametern zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld.

2Die Beträge nach Satz 1 Nr. 7 sind zu summieren und die hierauf entfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung anzugeben; die Beträge nach Satz 1 Nr. 6 sind nach Beitragsgruppen zu summieren; aus den Einzelsummen ist die Gesamtsumme aller Beiträge zu bilden. 3Berichtigungen oder Stornierungen sind besonders zu kennzeichnen.

(2) 1Im Beitragsnachweis nach Absatz 1 sind Beschäftigte mit den Angaben nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 und dem erzielten Arbeitsentgelt nach § 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch gesondert zu erfassen, für die Beiträge nicht oder nach den Vorschriften des Übergangsbereichs (§ 20 Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) gezahlt werden. 2Sind Beitragsnachweise für mehrere Einzugsstellen zu erstellen, hat die Erfassung nach Satz 1 gesondert zu erfolgen.

(3) Berechnet die Einzugsstelle die Beiträge, hat ihr der Arbeitgeber die für die Berechnung der Beiträge notwendigen Angaben mitzuteilen.

(4) Im Beitragsnachweis sind die als gezahlt geltenden Beiträge nach § 28e Abs. 1 Satz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch nicht aufzunehmen.

(5) 1Entgeltunterlagen können auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. 2§ 8 gilt entsprechend. 3Werden Entgeltunterlagen auf Datenträgern geführt, sind die Daten in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. 4§ 147 Abs. 5 und 6 der Abgabenordnung gilt entsprechend. 5Überführt der Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronische Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. 6Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. 7Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.




§ 10 Mitwirkung



(1) 1Der Arbeitgeber hat die Aufzeichnungen nach den §§ 8 und 9 so zu führen, dass bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist. 2Der Arbeitgeber muss die dafür erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. 3Die Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. 4Auf Verlangen sind Fälle, die manuell abgerechnet worden sind oder in denen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt manuell vorgegeben worden ist, vorzulegen.

(2) 1Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. 2Für die Prüfung gilt verpflichtend, diese Unterlagen einzusehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorzunehmen. 3§ 31 Abs. 2 der Abgabenordnung bleibt unberührt.

(3) 1Bei Abrechnungsverfahren, die mit Hilfe automatischer Einrichtungen durchgeführt werden, hat der Arbeitgeber ein ordnungsmäßiges Verfahren zu gewährleisten. 2Eine Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle wie auch des Abrechnungsverfahrens insgesamt muss möglich sein.

(4) 1Das Abrechnungsverfahren ist einschließlich der Änderungen seit der letzten Prüfung zu dokumentieren. 2Aus der dazu erforderlichen Verfahrensdokumentation müssen Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein, insbesondere

1.
die Verarbeitungsregeln einschließlich Kontrollen und Abstimmverfahren,

2.
die Fehlerbehandlung,

3.
die Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung und

4.
die Organisation der manuellen Vor- oder Nachbehandlung von Daten.

3Änderungen des Abrechnungsverfahrens sind in der Dokumentation so zu vermerken, dass die zeitliche Abgrenzung einzelner Verfahrensversionen ersichtlich ist.

(5) (aufgehoben)

(6) 1Der Arbeitgeber hat unverzüglich die bei der Prüfung festgestellten Mängel zu beheben und Vorkehrungen zu treffen, dass die festgestellten Mängel sich nicht wiederholen. 2Dem Arbeitgeber kann dafür eine Frist gesetzt und darüber hinaus die Auflage erteilt werden, dem prüfenden Sozialversicherungsträger die ordnungsmäßige Mängelbeseitigung und die getroffenen Vorkehrungen nachzuweisen.




§ 11 Umfang



(1) Die Prüfung der Aufzeichnungen nach den §§ 8 und 9 kann auf Stichproben beschränkt werden. Die für eine Prüfung verlangten Unterlagen nach § 8 Abs. 2 und § 9 sind unverzüglich vorzulegen oder als lesbare Reproduktionen herzustellen.

(2) Die Prüfung kann sich beim Arbeitgeber über den Bereich der Entgeltabrechnung jedoch nicht über den Bereich des Rechnungswesens hinaus erstrecken. Der Arbeitgeber hat Unterlagen, die der Aufgabenerfüllung der Prüfung dienen, insbesondere zur Klärung, ob ein versicherungs- oder beitragspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht, auf Verlangen vorzulegen.


§ 12 Prüfung bei Steuerberatern oder bei anderen Stellen



1Für die Prüfung bei den in § 28p Abs. 6 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch genannten Stellen gelten die §§ 7 bis 11, soweit sie solche Aufgaben vom Arbeitgeber übernommen haben, entsprechend. 2Beendet der Arbeitgeber die Beauftragung einer Stelle nach Satz 1 während der Prüfung, bleibt das Recht auf Prüfung für den zu prüfenden Zeitraum bestehen. 3Für die Übermittlung des Prüfberichtes an eine in Satz 1 genannte Stelle und an den Arbeitgeber gilt § 7 Absatz 4 Satz 1 bis 3 entsprechend. 4Das Recht auf Prüfung beim Arbeitgeber oder in den Räumen des Versicherungsträgers bleibt unberührt.




§ 13 Prüfung in den Räumen des Versicherungsträgers



(1) Für die Prüfung beim Versicherungsträger gelten § 7 Abs. 1, 2 Satz 1, Abs. 3 und 4 sowie die §§ 8 bis 11 entsprechend.

(2) Entfällt das Wahlrecht des Arbeitgebers nach § 98 Abs. 1 Satz 4 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch, gelten die Vorschriften der §§ 7 bis 11.


§ 13a Prüfung der Entrichtung der Künstlersozialabgabe



Die Vorschriften dieses Abschnitts finden für die Prüfung der Entrichtung der Künstlersozialabgabe entsprechende Anwendung; § 1 Abs. 2, § 2 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 und die §§ 7 und 8 der KSVG-Beitragsüberwachungsverordnung sowie § 27 Abs. 1 Satz 3 und 4 des Künstlersozialversicherungsgesetzes gelten ergänzend. Den Zeitpunkt der Prüfung bestimmt der Versicherungsträger.