Abschnitt 4a - Bundesnotarordnung (BNotO)

neugefasst durch B. v. 24.02.1961 BGBl. I S. 97; zuletzt geändert durch Artikel 3 G. v. 20.12.2023 BGBl. 2023 I Nr. 389
Geltung ab 01.01.1964; FNA: 303-1 Notare, Rechtsanwälte, Rechtsberater; Beurkundung

Teil 1 Das Amt des Notars

Abschnitt 4a Führung der Akten und Verzeichnisse

§ 35 Führung der Akten und Verzeichnisse

(1) ¹Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind. ²Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die zur Durchführung der Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich solcher besonderer Kategorien, zu verarbeiten. ³Dies umfasst insbesondere

1. Kontaktdaten der Beteiligten,

2. Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, und

3. Daten, die für den Gegenstand des Amtsgeschäfts erforderlich sind oder die auf Wunsch der Beteiligten aufgenommen werden sollen.

(2) ¹Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgeschrieben ist. ²Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt. ³Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung übergeben, hat dies auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen.

(3) ¹Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde führen. ²Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. ³Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. ⁴Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. ⁵Die Genehmigung kann mit Nebenbestimmungen verbunden werden. ⁶Vor der Erteilung oder der Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. ⁷Die Führung bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher führen.

(5) ¹Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. ²Absatz 3 Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.

(6) ¹Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bietet die verwahrende Stelle die Einträge im Urkundenverzeichnis sowie die in der elektronischen Urkundensammlung und in der Sondersammlung verwahrten Dokumente dem zuständigen öffentlichen Archiv nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme an. ²Im Übrigen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen. ³Die Sätze 1 und 2 gelten nicht, solange im Einzelfall eine weitere Verwahrung durch die verwahrende Stelle erforderlich ist.

Text in der Fassung des Artikels 2 Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften G. v. 25. Juni 2021 BGBl. I S. 2154, 2022 BGBl. I S. 666 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 36 Verordnungsermächtigung zu Akten und Verzeichnissen

(1) ¹Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über die vom Notar zu führenden Akten und Verzeichnisse, über deren Inhalt sowie die Art und Weise ihrer Führung. ²Insbesondere sind darin nähere Bestimmungen zu treffen über

1. die vom Notar zu den Akten zu nehmenden Unterlagen sowie die in die Verzeichnisse einzutragenden Angaben einschließlich der zu erhebenden Daten und der insoweit zu beachtenden Fristen,

2. die Aufbewahrungsfristen,

3. die Einzelheiten der elektronischen Führung von Akten und Verzeichnissen nach § 35 Absatz 2 sowie über die Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, der Integrität, der Transparenz und der Verfügbarkeit auch über die Amtszeit des Notars hinaus einschließlich der zulässigen Datenformate sowie der Schnittstellen und der Datenverknüpfungen zwischen den Akten und Verzeichnissen,

4. die Voraussetzungen, unter denen die durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgesehene Übertragung eines in Papierform vorliegenden Schriftstücks in die elektronische Form unterbleiben kann.

³Bei der Bemessung der Aufbewahrungsfristen nach Satz 2 Nummer 2 ist insbesondere der Zweck der Verfügbarkeit der Akten und Verzeichnisse im Hinblick auf die Bedürfnisse einer geordneten Rechtspflege sowie der Umstand zu berücksichtigen, dass bei Amtshaftungsansprüchen die Möglichkeit der Sachaufklärung gegeben bleibt.

(2) ¹Die Rechtsverordnung kann vorsehen, dass neben den für das Auffinden von Urkunden erforderlichen Eintragungen weitere Angaben in das Urkundenverzeichnis eingetragen werden können oder sollen. ²Sie kann zudem nähere Bestimmungen treffen über die Verwendung der im Urkundenverzeichnis gespeicherten Daten

1. im elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten, Behörden und Dritten,

2. zur Führung anderer Akten und Verzeichnisse des Notars sowie

3. für die Zwecke der Aufsicht.

Text in der Fassung des Artikels 1 Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer sowie zur Änderung weiterer Gesetze G. v. 1. Juni 2017 BGBl. I S. 1396; zuletzt geändert durch Artikel 24 G. v. 25.06.2021 BGBl. I S. 2154 m.W.v. 9. Juni 2017