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Verordnung über die Zulassung von Kontrollstellen nach dem Öko-Landbaugesetz (ÖLG-Kontrollstellen-Zulassungsverordnung - ÖLGKontrollStZulV)


§ 4 Qualitätsmanagement



Dem Antrag ist das Qualitätsmanagement-Handbuch einschließlich der Verfahrensanweisungen nach Nummer 4.5.3 und der Dokumentation nach Nummer 4.8 der Norm DIN EN 45011 (Ausgabe März 1998) 1) beizufügen.

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1)
Amtlicher Hinweis: Diese DIN-Norm ist im Beuth-Verlag GmbH, Berlin und Köln erschienen und beim Deutschen Patent- und Markenamt in München archivmäßig gesichert und niedergelegt.


§ 5 Standardkontrollverfahren, Musterkontrollvertrag



(1) Die Kontrollstelle hat dem Antrag eine Darstellung des von ihr nach Artikel 27 Absatz 6 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 vorgesehenen Standardkontrollverfahrens insbesondere nach Maßgabe der Absätze 2 bis 4 beizufügen.

(2) Die Darstellung muss ein Muster der von der Kontrollstelle verwendeten Formblätter enthalten, in die Unternehmer die erforderlichen Angaben bei Aufnahme des Kontrollverfahrens nach Artikel 63 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 sowie bei jeder Änderung nach Artikel 64 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 eintragen.

(3) Die Darstellung muss Muster der Unterlagen zur Durchführung der Kontrollbesuche durch die Kontrollstelle und zu deren Auswertung enthalten. Die Unterlagen müssen die Inhalte der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 sowie der zu ihrer Durchführung erlassenen Rechtsakte der Europäischen Gemeinschaft oder der Europäischen Union abdecken und sollen der Dokumentation der durchzuführenden Prüfung dienen. Für jede bei der Kontrolle festgestellte Abweichung von den einschlägigen Vorschriften ist jeweils ein eigener Vordruck vorzusehen, in dem die Art der Abweichung eindeutig erfasst wird. Aus den Vordrucken muss hervorgehen, dass der Kontrollbericht und die festgestellten Abweichungen unmittelbar nach Abschluss des Kontrollbesuchs von dem für die Betriebseinheit verantwortlichen Unternehmer oder seinem Bevollmächtigten mit der Möglichkeit, Stellung zu nehmen, gegengezeichnet werden. Es ist ein Verfahren zu dokumentieren, aus dem hervorgeht, dass eine Kopie des gesamten Kontrollberichts nach Unterzeichnung beim Kontrollierten verbleibt.

(4) Die Darstellung muss ein Muster des von der Kontrollstelle verwendeten Auswertungsschreibens, das dem Unternehmer von der Kontrollstelle nach erfolgter Kontrolle übermittelt wird, enthalten. Das Auswertungsschreiben muss eine Auflistung für gegebenenfalls festgestellte Abweichungen und für mögliche Auflagen enthalten. Im Auswertungsschreiben ist eine Frist zur schnellstmöglichen Beseitigung von Abweichungen vorzusehen, es sei denn, dass eine Frist nicht sachgerecht wäre.

(5) Aus der Darstellung des Standardkontrollverfahrens muss hervorgehen, dass festgestellte Abweichungen, Auflagen sowie Maßnahmen und Fristen zur Beseitigung der Abweichungen in der Kontrollstelle zu dokumentieren sind und bei Abweichungen, die eine Abmahnung zur Folge haben, die Abstellung der festgestellten Mängel in Form einer zeitnahen und kostenpflichtigen Nachkontrolle durch die Kontrollstelle zu überprüfen ist. Im Einzelfall kann von einer Nachkontrolle abgesehen werden, wenn besondere Umstände dies rechtfertigen und die durch das Standardkontrollverfahren zu wahrenden Belange nicht gefährdet werden.

(6) Die Darstellung des Standardkontrollverfahrens muss eine Verfahrensanweisung enthalten, die vorsieht, dass die Kontrollstelle, soweit ihr die Zuständigkeit nach Artikel 45 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 übertragen wird, die von ihr erteilten Genehmigungen nach Artikel 54 Absatz 1 Satz 1 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 in die Datenbank im Sinne des Artikels 48 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 einträgt.

(7) Dem Antrag ist ein Muster für den Kontrollvertrag beizufügen, den die Kontrollstelle mit den Unternehmern abzuschließen beabsichtigt.


§ 6 Risikoanalyse



(1) Die Kontrollstelle hat dem Antrag eine Verfahrensanweisung zur Durchführung einer jährlichen Risikoanalyse nach Artikel 27 Absatz 3 Satz 1 der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 für die Betriebe der Unternehmer beizufügen, mit denen die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat. Die Risikoanalyse hat die Tätigkeiten beauftragter Dritter, die nach Artikel 28 Absatz 1 Satz 3 der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 nicht selbst dem Kontrollsystem unterliegen, einzuschließen.

(2) In der Verfahrensanweisung ist vorzusehen, dass bei der Risikoanalyse insbesondere folgende Kriterien berücksichtigt werden:

1.
Marktbedeutung und -reichweite der Produkte,

2.
Struktur und Komplexität des Unternehmens, Zahl und Struktur der Lieferanten von Zuliefererzeugnissen, Vorhandensein von Subunternehmen,

3.
Wechsel des Eigentümers oder des leitenden Personals des Unternehmens,

4.
Vorhandensein geeigneter interner Qualitätssicherungssysteme,

5.
Parallelproduktion von nichtökologischen und ökologischen Produkten,

6.
Produktart und

7.
in der Vergangenheit im Unternehmen festgestellte Abweichungen von den Vorschriften der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 sowie der zu ihrer Durchführung erlassenen Rechtsakte der Europäischen Gemeinschaft oder der Europäischen Union.

(3) Die Verfahrensanweisung hat zu enthalten, dass

1.
das Ergebnis der Risikoanalyse als Grundlage für die Bestimmung der Intensität der unangekündigten oder angekündigten jährlichen Kontrollbesuche nach Artikel 65 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 und der Zahl der durchzuführenden unangekündigten oder angekündigten zusätzlichen Kontrollbesuche oder Stichprobenkontrollbesuche nach Artikel 65 Absatz 4 dieser Verordnung sowie für die Festlegung der Kontrollintervalle bei Großhändlern, die nur mit abgepackten Produkten handeln, dient,

2.
auf Grundlage der Risikoanalyse bei mindestens 10 vom Hundert der Unternehmer, mit denen die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat, mindestens ein zusätzlicher Kontrollbesuch oder Stichprobenkontrollbesuch, gewichtet nach den einzelnen Risikostufen, vorzusehen ist,

3.
die von den Kontrollstellen vorzunehmenden unternehmensinternen und unternehmensübergreifenden Warenflusskontrollen risikoorientiert durchgeführt und auf alle Kontrollbereiche verteilt werden,

4.
von 100 Kontrollbesuchen nach Artikel 65 Absatz 1 und 4 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008 mindestens 20 Kontrollbesuche unangekündigt durchgeführt werden,

5.
je nach Risikoeinstufung weitere unangekündigte Kontrollbesuche vorgesehen werden.

Im Falle des Satzes 1 Nummer 3 sind je 100 Unternehmen, mit denen die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat, mindestens 10 unternehmensübergreifende Warenflusskontrollen für mindestens jeweils ein Erzeugnis einzuleiten, die durch die Kontrollstelle abzuschließen sind, mit der der Lieferant oder Abnehmer des Erzeugnisses einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat.


§ 7 Durchführung von Probenahmen und Analysen



(1) Dem Antrag ist nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen eine Verfahrensanweisung der Kontrollstelle für die Durchführung sowohl repräsentativer als auch anlassbezogener Probenahmen, einschließlich Analyse und Bewertung, beizufügen.

(2) Für die Probenahmen sind vorbehaltlich anderer einschlägiger Rechtsvorschriften die Vorgaben der Richtlinie 2002/63/EG der Kommission vom 11. Juli 2002 zur Festlegung gemeinschaftlicher Probenahmemethoden zur amtlichen Kontrolle von Pestizidrückständen in und auf Erzeugnissen pflanzlichen und tierischen Ursprungs und zur Aufhebung der Richtlinie 79/700/EWG (ABl. L 187 vom 16.7.2002, S. 30, L 171 vom 5.5.2004, S. 3) in der jeweils gültigen Fassung zu berücksichtigen.

(3) Für jede Probenahme ist eine Dokumentation im Kontrollbericht vorzusehen.

(4) Im Probenahmeprotokoll müssen Angaben über die Art und den Umfang der betroffenen Partie vorgesehen sein.

(5) Jährlich ist bei 5 vom Hundert der Unternehmer, mit denen die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat, eine risikoorientierte Probenahme mit Analyse und Bewertung vorzusehen.

(6) Vor Beginn eines jeden Kalenderjahres ist ein Plan für voraussichtliche Probenahmen im Kalenderjahr zu erstellen.


§ 8 Informationspflichten



(1) Mit dem Antrag ist nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen eine Verfahrensanweisung für den Informationsaustausch vorzulegen.

(2) Für den Fall von Unternehmen, die ganz oder teilweise von verschiedenen Kontrollstellen kontrolliert werden, ist zu gewährleisten, dass die beteiligten Kontrollstellen die für ihre jeweilige Kontrolltätigkeit erforderlichen Daten untereinander austauschen.

(3) Für den Fall eines Kontrollstellenwechsels durch einen Unternehmer oder der Beauftragung einer weiteren Kontrollstelle mit der Kontrolle eines Betriebs oder Betriebsteils, für den der Unternehmer verantwortlich ist, ist vorzusehen, dass die bisher beauftragte Kontrollstelle der nunmehr beauftragten Kontrollstelle die für ihre Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten über das Unternehmen nach Artikel 31 der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 unverzüglich übermittelt, hierzu zählen die erforderlichen Unterlagen für die Fortsetzung des Vollzugs der von der bisher beauftragten Kontrollstelle gegenüber einem Unternehmen verhängten Maßnahmen und Auflagen. Es ist vorzusehen, dass die neu beauftragte Kontrollstelle bereits verhängte Maßnahmen und Auflagen für das betreffende Unternehmen fortführen wird, soweit die neu beauftragte Kontrollstelle nach Prüfung des Sachverhalts in Abstimmung mit der zuständigen Landesbehörde nicht zu der Auffassung gelangt, dass die Maßnahmen und Auflagen geändert werden müssen.

(4) Die Beendigung des Kontrollvertrags mit einem Unternehmer muss der zuständigen Landesbehörde durch die Kontrollstelle unverzüglich unter Angabe des Datums und des Grundes der Beendigung des Kontrollvertrags mitgeteilt werden.

(5) Im Musterkontrollvertrag nach § 5 Absatz 7 ist ein Verfahren vorzusehen, nach dem der Unternehmer, mit dem die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abschließt, die Meldung nach Artikel 28 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 an die zuständige Landesbehörde erst nach Bestätigung der Angaben und Zuteilung der alphanumerischen Identifikationsnummer nach Maßgabe der Anlage 2 durch die Kontrollstelle vornimmt.


§ 9 Kontrollbesuche



(1) Mit dem Antrag ist nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen eine Verfahrensanweisung der Kontrollstelle zur Durchführung der Erst- und Folgekontrollbesuche vorzulegen.

(2) Vereinbarte Kontrolltermine sind in der Unternehmensakte zu dokumentieren und dürfen nur aus wichtigem Grund geändert werden. Kann ein vereinbarter Kontrolltermin von der Kontrollstelle oder dem Unternehmer, bei dem die Kontrolle vorgesehen ist, nicht eingehalten werden, so sind die Gründe von der Kontrollstelle in den Unterlagen nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Kontrollstelle vereinbart zeitnah einen neuen Termin. Teilprüfungen ist der Vorrang zu geben.

(3) Bei unangekündigten Kontrollen werden Prüfungen so weit wie möglich durchgeführt. Der für die Betriebseinheit verantwortliche Unternehmer oder sein Bevollmächtigter soll die Kontrolle begleiten, um die erforderlichen Auskünfte erteilen zu können.

(4) Über jeden Kontrolltermin und seine Änderung ist die zuständige Landesbehörde von der Kontrollstelle unverzüglich zu informieren, soweit dies von der zuständigen Landesbehörde gefordert wird.


§ 10 Maßnahmenkatalog



(1) Mit dem Antrag hat die Kontrollstelle eine Verfahrensanweisung vorzulegen, die für den Fall der Feststellung von Abweichungen von den Vorschriften der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 sowie der zu ihrer Durchführung erlassenen Rechtsakte der Europäischen Gemeinschaft oder der Europäischen Union die Anwendung eines Maßnahmenkatalogs nach den Vorgaben der Anlage 3 gegenüber den Unternehmern, mit denen die Kontrollstelle einen Kontrollvertrag abgeschlossen hat, vorsieht.

(2) In der Verfahrensanweisung nach Absatz 1 ist im Einzelnen darzulegen, wie die Kontrollstelle im Falle der Feststellung von Abweichungen die gegebenenfalls getroffenen Abhilfemaßnahmen auferlegt und überprüft.


§ 11 Anforderungen an das Kontrollstellenpersonal



(1) Für die Zulassung als private Kontrollstelle ist nachzuweisen, dass

1.
eine ausreichende Anzahl qualifizierter Personen vorhanden ist,

2.
das Personal der Kontrollstelle die jeweiligen Qualifikationsanforderungen nach Anlage 4 Nummer 1 in Verbindung mit Nummer 3 erfüllt,

3.
die für die Kontrolle zuständigen Personen für die selbstständige Durchführung von Kontrollen mit der entsprechenden Kontrollbefähigung nach Anlage 4 Nummer 2 und 3 ausgestattet sind und ihre Kontrollbefähigung nach Anlage 4 Nummer 4 aufrechterhalten bleibt und

4.
die in der Kontrollstelle tätigen Personen die Anforderungen zur Sicherung der Objektivität, Neutralität und Unvoreingenommenheit des Kontrollstellenpersonals nach Anlage 4 Nummer 5 erfüllen.

(2) Von einer ausreichenden Anzahl an Personen im Sinne des Absatzes 1 Nummer 1 wird ausgegangen, soweit neben der Kontrollstellenleitung für jeden Kontrollbereich im Sinne des Titels IV Kapitel 2 bis 7 der Verordnung (EG) Nr. 889/2008, für den die Kontrollstelle eine Zulassung begehrt, eine ganzjährige personelle Verfügbarkeit gewährleistet wird.

(3) Es ist nachzuweisen, dass die Kontrollstelle über die Voraussetzungen verfügt, um für einen ordnungsgemäßen Geschäftsbetrieb montags bis freitags während üblicher Geschäftszeiten erreichbar zu sein, sodass sie erforderlichenfalls unverzüglich Maßnahmen bezogen auf die von ihr kontrollierten Betriebe einleiten und unverzüglich Auskünfte gegenüber den zuständigen Behörden erteilen kann.

(4) Für die Kontrollstellenleitung und deren Vertretung ist mit dem Antrag auf Zulassung für jede Person ein Führungszeugnis zur Vorlage bei der Bundesanstalt zu beantragen. Der Antrag nach Satz 1 ist bei der Antragstellung nachzuweisen.

(5) Bei der Prüfung des Antrags der Kontrollstelle auf Zulassung nach § 2 stehen Nachweise aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum inländischen Nachweisen gleich, wenn aus ihnen hervorgeht, dass das Personal die Anforderungen des Absatzes 1 Nummer 2 bis 4 erfüllt oder die auf Grund ihrer Zielsetzung im Wesentlichen vergleichbaren Anforderungen des Ausstellungsstaates erfüllt sind. Nachweise im Sinne des Satzes 1 sind der Bundesanstalt bei Antragstellung im Original oder in Kopie vorzulegen. Eine Beglaubigung der Kopie sowie eine beglaubigte deutsche Übersetzung können verlangt werden.