Bundesnotarordnung (BNotO)

(1) Für die Bücher des Notars der Jahrgänge bis einschließlich 2021 gelten die die Akten und Verzeichnisse betreffenden Regelungen der §§ 45, 51a, 55 Absatz 1 und 2, des § 58 Absatz 1 und 3 Satz 3, der §§ 63, 74, 93 Absatz 2 Satz 2, Absatz 3 Satz 3 und Absatz 4 Satz 1 und 2 sowie des § 113 Absatz 17 und 18 entsprechend.

(2) Für Akten, Bücher und Verzeichnisse, die das Amtsgericht bereits vor dem 1. Januar 2022 in Verwahrung genommen hat, sind die §§ 45, 51 Absatz 1 Satz 2 und 3 und Absatz 3, § 55 Absatz 1 und § 58 Absatz 1 in ihrer am 31. Dezember 2021 geltenden Fassung weiter anzuwenden.

(3) Die Aufbewahrungsfristen für die von dem Amtsgericht oder der Notarkammer verwahrten Akten, Bücher und Verzeichnisse richten sich nach den für den Notar geltenden Vorschriften.

(1) 1Das Amtsgericht kann von ihm verwahrte Schriftstücke aus den Urkundensammlungen der Notare einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen. 2Übertragungen nach Satz 1 müssen jeweils den gesamten Jahrgang einer Urkundensammlung umfassen. 3Die elektronischen Dokumente sind in elektronischen Urkundensammlungen zu verwahren. 4Für jede elektronische Urkundensammlung ist ein Urkundenverzeichnis anzulegen. 5§ 55 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes gilt entsprechend. 6Die in den Urkundensammlungen verwahrten Erbverträge sind zuvor zu gesonderten Sammlungen zu nehmen und in den Urkundensammlungen durch beglaubigte Abschriften zu ersetzen. 7Für die Übertragung der Papierdokumente in die elektronische Form und die Einstellung der elektronischen Dokumente in die elektronischen Urkundensammlungen gilt § 56 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes entsprechend; anstelle des Notars handelt der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle. 8Für die rechtliche Stellung der elektronischen Dokumente gilt § 56 Absatz 4 des Beurkundungsgesetzes entsprechend. 9In das Urkundenverzeichnis werden aus der Urkundenrolle mindestens die Angaben zum Namen und Amtssitz des Notars, zum Jahrgang der Urkundenrolle und zu der laufenden Nummer aufgenommen, unter der das Amtsgeschäft in der Urkundenrolle eingetragen ist.

(2) 1An den jeweiligen elektronischen Dokumenten setzen sich die bis zur Übertragung geltenden Aufbewahrungsfristen fort. 2Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente richten sich ab der Übertragung nach § 50 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. 3Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente beginnen mit dem ersten Tag des auf die Einstellung der elektronischen Dokumente in das Elektronische Urkundenarchiv folgenden Kalenderjahres neu und enden spätestens mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen elektronischen Dokumente. 4Für die Urkundenverzeichnisse gelten die Aufbewahrungsfristen für die Urkundenrollen entsprechend.

(3) 1Der Notar kann Schriftstücke aus von ihm verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. 2Absatz 1 Satz 2 bis 9 und Absatz 2 gelten entsprechend. 3Für die Übertragung der vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellten Schriftstücke in die elektronische Form gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend mit der Maßgabe, dass an die Stelle des gesamten Jahrgangs nach Absatz 1 Satz 2 das gesamte Halbjahr tritt.

(4) 1Die Notarkammer kann Schriftstücke aus von ihr verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. 2Absatz 1 Satz 2 bis 9, Absatz 2 und 3 Satz 3 gelten entsprechend.

(1) 1Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sind die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und die in der Urkundensammlung verwahrten Schriftstücke der Jahrgänge bis einschließlich 2021 dem zuständigen öffentlichen Archiv nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme anzubieten. 2Satz 1 gilt auch für in der Urkundensammlung verwahrte Schriftstücke, die vom 1. Januar bis zum 30. Juni 2022 erstellt wurden.

(2) 1Werden Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021, die vom Amtsgericht zu verwahren sind, vom zuständigen öffentlichen Archiv aufbewahrt, so gelten für die Erteilung von Ausfertigungen und Abschriften durch das Amtsgericht die Vorschriften über die Erteilung von Ausfertigungen und Abschriften gerichtlicher Urkunden. 2Abweichend von § 45 Absatz 5 stehen die Kosten in diesem Fall der Staatskasse zu.